Arhiiv tagab ühingu ajaloo säilimise, võimaldab uutel juhatuse liikmetel, ka uurijatel ja huvilistel, saada kergesti teavet juhtimisotsustest ja tegevust iseloomustavatest materjalidest. Arhiivi loomisel soovitame lähtuda algse korra austamise põhimõttest (päritolupõhimõtte sisemine aspekt ehk principle of original order; Registraturprinzip), mille kohaselt säilitatakse arhiivi korrastamisel kord ja liigitussüsteem, mille see sai arhiivimoodustaja asjaajamise või tegevuse käigus.

Kui dokumente hoitakse selle põhimõtte kohaselt, peegelduvad neis organisatsiooni tegevused ja olemus kõige paremini.

 

Millest alustada, kui ühingul seni puudub arhiiv?

1. Koguge kokku kõik dokumendid, mis on ühingu juhtimises osalenud inimeste kodudes, isiklikes arvutites, andmekandjatel või ühingu büroos.

2. Jagage dokumendid näiteks allpool näidises olevate liikide kaupa. Vajadusel võib alaliike juurde lisada.

Näidis: Dokumentide liigid

1. Põhidokumendid
1.1. Asutamine
1.2. Põhikiri (+redaktsioonid)
1.3. Liikmed (nimekiri, avalduse vormid, avaldused)
1.4. Register (kandeavaldused, otsused)

2. Juhtimine
2.1. Üldkoosolek (kokkukutsumise teade, päevakord, osalejate nimekiri, protokoll)
2.2. Juhatus

3. Tegevused
3.1. (Ühingu) arengukava (struktuuri dokumendid)
3.2. Üritused, sündmused (mõtle ise mis on vaja dokumenteerida)
3.3. Projektid

4. Finantsid
4.1. Eelarved
4.2. Raamatupidamise dokumendid, sise-eeskirjad, arved jne
4.3. Lepingud
4.4. Majandusaasta aruanded (revisjonikomisjoni aruanne)

5. Vajadusel jätkake loetelu…

3. Koostage oma arhiivijuhend – dokumentide loetelu, kus märgitud dokumentide nimetused, säilitamistähtajad ning arhiveerimismapi/kausta/karbi tähised (allpool olevas näidises= funktsioon)

Dokumentide loetelu näidis

TÄHIS SARJA NIMETUS SÄILITUSTÄHTAEG JUURDEPÄÄSUPIIRANG MÄRKUSED
Funktsioon 1 MTÜ töö korraldamine
1-1 Asutamis- ja registreerimisdokumendid; Äriregistriga seotud dokumendid (s.h. Muudatused koos lisadokumentidega) alatine
1-2 Üldkoosolekute protokollid alatine
1-3 Majandusaasta aruanded 15 aastat
1-4 Töösisekorraeeskirjad alatine
1-5 Raamatupidamise sise-eeskirjad alatine
1-6 Arengukavad alatine
1-7 Tegevuskavad (aastapõhised), aruanded alatine
1-8 Voli- ja garantiikirjad alatine
Funktsioon 2 Jätka sobivate funktsioonidega

 

4. Sorteerige liikides asuvad dokumendid aastate kaupa. Järjestage.

5. Korrastage dokumendid

Kindlasti kontrollige üle iga üksiku paberdokumendi vormistus, nt kuupäev, aasta, koostaja, miks ja kellele on dokument loodud. Puuduvad kuupäevad või olulised andmed leia ja lisa dokumendile Rahvusarhiivi soovitusel pehme grafiitpliiatsiga parempoolsesse ülanurka.

Olulised digitaalsed dokumendid printige välja (eriti arvestades kiirelt muutuvaid tagasipöördumatuid arvutiseadmeid). Hea variant on mälupulk, kuhu salvestage dokumendid pdf formaadis.

6. Määrake juhatuse liige, kelle ülesandeks jääb edaspidi arhiveerimine.

7. NB! Arhiveerige möödunud aasta dokumendid, mida igapäevaselt uuel aastal vaja ei ole, kohe järgmisel aastal.

 

Abiks on …

  • materjalid , mille leiate Rahvusarhiivi veebilehel avaldatud juhistes asutustele. Siin on võimalik lugeda arhiivinduse aluspõhimõtetest, digitaalarhiivindusest, mõistetest sõnastikuna, lisajuhistest.
  • Täpsemalt Rahvusarhiivi osas Mittetulundusühingute arhiivid

 

Loe veel dokumentide säilitamistähtaegadest

  • Raamatupidamise seadus 12, mille kohaselt raamatupidamise alg- jm dokumente 7 aastat majandusaasta lõpust ning elektroonilisel kujul säilitatavaid algdokumente peab olema võimalik kirjalikult taasesitada.
  • Ühingu raamatupidamise sise-eeskirja 7 aastat pärast selle muutmist või asendamist.
  • pikaajalise kohustuse või õigusega seotud dokumente 7 aastat pärast kehtimistähtaja möödumist.
  • Töölepingu seadus töölepinguid nende kestmise ajal ja 10 aastat töölepingu lõppemisest §5 lg 5
  • Töötervishoiu ja tööohutuse seadus, töökeskkonna riskianalüüs §13 lg1, tööõnnetuse ja kutsehaigestumise andmed §24 lg 5 säilitada 55 aastat.
  • Isikuandmete kaitse seadus, mille kohaselt tuleb eesmärkide saavutamiseks mittevajalikud isikuandmed viivitamata kustutada või sulgeda.
    • eesmärkide saavutamiseks vajalikud isikuandmed peavad olema õiged ja viimases seisus
    • mittetäielikud ja ebaõiged isikuandmed tuleb sulgeda ning viivitamata võtta kasutusele vajalikud abinõud nende täiendamiseks ja parandamiseks
    • ebaõiged andmed säilitada märkusega nende kasutamise aja kohta koos õigete andmetega (puudutab eelkõige MTÜ liikmete- ja osalusnimekirjasid).

 

Dokumentide hävitamine

Toimikud, mille säilitamistähtaeg on möödunud ja kasutamise vajadus lõppenud, võib ühing hävitada.

Hävitatavad toimikud selgitage välja dokumentide loetelus määratud säilitustähtaegade alusel ja need võib kas purustada, ribastada, põletada või tellida hävitamisteenus vastavatelt firmadelt.

Pidage silmas, et hävitatakse teavet, mitte üksnes kandjat: prügikasti viskamine ei ole hävitamine.

Koostage hävitamisakt, kuhu märkige vähemasti järgmised andmed: hävitamisele kuuluvate toimikute pealkirjad, kogused, kuupäevad, hävitaja nimi ning ametikoht (firma nimetus, registreerimisnumber jne). Hävitamisaktide põhjal on ühingul hiljem võimalik teada saada, millised toimikud on hävitatud, kui palju neid oli ja kes viis protseduuri läbi.